仕事の遅さの根本的な原因

部下やチームの仕事が遅いと感じる背後には、さまざまな要因が隠れています。
それらの要因を正確に理解することで、適切な対応が可能となります。

1. 思い込みの影響

「きちんと考えないと、高品質の仕事は実現できない」という信念を持つ部下は少なくありません。
もしくは「上司の●●さんは、こういう結果を望んでいるはずだ」 このような思い込みから、過度に時間をかけてしまうことが生じることがあります。

しかし、必要以上の時間をかけることが良質な仕事を生むとは限りません。
むしろ間違った方向に突き進んだまま時間を浪費してしまい、期限ギリギリになってそれが発覚して、結局先輩が巻き取る…。
このようなことが起こってしまいがちです。

2. 仕事の目的の不明確さ

部下が仕事の目的やゴールを明確に持っていない場合、どのタスクから取り組むべきかがわからなくなりがちです。
結果として、感覚的に取り組むことが増え、非効率な仕事の進め方となる可能性が高まります。

3. 仕事の効率化の欠如

同じ作業を繰り返す場面では、効率化の取り組みが必要です。
特にパソコン作業においては、ショートカットや簡単なプログラミングで劇的に作業効率が上がります。
しかし、そのような取り組みが行われていない場合、時間の浪費が生じることが考えられます。

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仕事の遅さを改善する具体的な方法

それでは、部下やチームの仕事の遅さを改善するための方法を具体的に見ていきましょう。

1. 仕事の流れやマニュアルの整備

仕事の手順や流れを明文化し、それを部下やチームに共有することで、仕事の進め方に迷うことが減少します。
特に新人や経験の浅い部下にとって、このような資料は非常に役立ちます。

「マニュアルを作っている暇があったらその分仕事をしたほうがいいのではないか？」

たしかにそういうパターンもありますが、マニュアルを作らせることで本人の中でより良い方法が思いついたり、マニュアルを見ることでその部下の考えているベストな流れが分かるので、それに対するフィードバックもしやすくなります。

2. 優先順位の明確化と共有

どのタスクが重要で、どのタスクから手をつけるべきかの基準を明確にし、それを部下やチームに共有することで、仕事の効率を大幅に向上させることができます。

ベテラン社員の手も借りるとよりスムーズに進みます。

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3. フィードバックの頻度を増やす

部下やチームからのフィードバックを定期的に受け取ることで、仕事の進行度合いや問題点を早期に把握し、適切な対応をとることが可能となります。
週に1回程度、フィードバックのミーティングを行うくらいが頻度としてはちょうどよいでしょう。

4. 仕事の効率化の取り組み

時間のかかる作業に対して、効率化の取り組みを導入することで、仕事のスピードを上げることができます。

例えば、テンプレートの利用や自動化ツールの導入などが考えられます。
社員の中には効率化が得意なメンバーもいるはずなので、その社員を旗振り役にして全体最適をはかるのがいいでしょう。

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5. 仕事の教育とトレーニング

部下やチームのスキルアップのための教育やトレーニングを実施することで、仕事の質や速度を向上させることができます。

チームメンバー同士で勉強した内容を発表し合う会を設けると、定着率がさらに上がることでしょう。

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リーダーとしての役割と取り組み

部下やチームの仕事の遅さやミスの多さは、リーダーとしての役割や取り組みにも関連しています。
以下に、リーダーとしての取り組みのポイントを挙げていきます。

1. 部下の強みや弱みの理解

部下一人ひとりの強みや弱みを理解することで、適切な業務のアサインやサポートが可能となります。

ただ、部下も警戒して弱みを簡単には教えてくれないパターンもありますので、普段からなんでも言い合える関係を構築しておくことが重要です。

2. コミュニケーションの頻度を増やす

定期的に部下やチームとのコミュニケーションをとることで、モチベーションの向上や問題点の早期発見が期待できます。

部下や部署の特性を見極めると、ベストなコミュニケーション方法が見えてきます。

例えば、エンジニアだと、より技術に詳しくなることがモチベーションであることが多いので、エンジニアの多い部署では新技術についてディスカッションするような機会があると、よりモチベーションに繋がりやすいです。

3. フィードバックの提供

部下やチームの仕事に対して、定期的にフィードバックを提供することで、成果の向上やモチベーションの維持が期待できます。

フィードバックを行う際は、本人のやる気やメンタル面に対して非難をすることは避けて、成果物に対して意見をするようにすると、責められている感が薄く、部下にも受け止められやすいでしょう。

4. 教育やトレーニングの導入

部下やチームのスキルや知識の向上のための教育やトレーニングを実施することで、仕事の質や効率を向上させることができます。

結論：部下やチームの仕事の遅さを改善するための取り組み

部下やチームの仕事の遅さやミスの多さは、リーダーとしての役割や取り組みにも関連しています。
適切な指導やサポート、そして継続的なコミュニケーションやフィードバックの提供を通じて、部下やチームの成果を向上させることができます。

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